パソコン相談所

普段、何の気なしにやっている方も多いのではないでしょうか？「メールに添付されてきたExcelファイルを直接ダブルクリックして開いて編集」・・・実はそれ、一歩間違うと、とんでもない事になります。本当は「絶対やっちゃいけない！」と言っても過言ではない操作。

それはどうしてなの？・・・という解説記事です。

■添付ファイルはまだ「保存されて」いない

メールでExcelやWordのデータを添付して送ったり、受け取ったりすることは、そう珍しいことではありません。デジカメの写真を添付して送るのと同じように送ることも受けることもできます。

けれども、デジカメの写真はメール本文を開けば写真を見ることが出来るようになっている場合もありますが、WordやExcelのデータを「添付」して送っても、相手の方はそのままでは見られません。クリックしてファイルを開かなければなりませんね。

そこで当然、受信した方は、添付ファイルをダブルクリックして開きますよ、ね。

これは、普通に字面だけ読んでいると、「フムフム」とうなづける話のように思えます・・・が・・・実はこの一連の説明、決定的に「マズい」ところがあります。それは何かと言うと・・・

添付されて送られてきたファイルは、「メールにくっついているファイル」としては保持されていますが、マイドキュメントとかそういったフォルダへ、まだ保存されていないのです。保存されていないファイルは当然、閉じればデータは消えてしまいます。

もちろん、添付ファイルとしては残っているので、データが二度と見られないワケではありませんが・・・

■添付ファイルを直接開いて編集して、上書き保存したらどうなる？

さて、データを「見る」だけなら、何度でも開いて見ればすむことですが、内容を書き加えたり編集したりということになると、事はもっと問題が大きくなります。

たとえばExcelのデータを添付ファイルで受信したとします。ダブルクリックしてファイルを開き、データを入力したあと、「上書き保存」したらどうなるか・・・？どうなると思いますか？

その後、メールを閉じて、「さあ、さっき上書き保存したExcelのファイル、印刷しよう」って思ったとして・・・どこを探しますか？・・・

実はこの時点で、編集して上書き「保存」したはずのExcelファイルは、もう何処にもありません。もう一度メールを開いて添付ファイルを開いたところで、データは「入力する前」つまり「何も保存していな状態」で残っているだけなのです。

そう・・・メールの添付ファイルを直接開いて編集し、それを「上書き保存」しても、データは消されてしまうのです！

■添付ファイルは、必要ならまず「保存」すべし！

どうしてこういう事になるのか・・・？それはこちらの記事で解説していますので御覧下さい↓

添付ファイルを直接編集したデータが見つからない！

それよりも、こういう風にならないようにするにはどうすればよいか・・・？対処方法はただ一つです。

添付ファイルは、編集するよりも何よりも、まず「名前を付けて保存」すること。

ダブルクリックして直接開くのではなく、いったん「添付ファイルを保存」して、メールを閉じてから、あらためてファイルを開くようにしましょう。

■脅かすわけではありませんが・・・

過去、パソコン相談所へ寄せられたご相談で、まさにこの通りに「直接開いて閉じてしまって」、結果的に非常に大切な入力データを消失してしまった！というお客様が何十人もいらっしゃいます。

メールの添付ファイルは、絶対に直接開いて編集してはいけない！

現時点で、私（岸本）が、パソコンでやってはいけない操作のダントツベストワン！です。