パソコン相談所

Googleの無料サービスの内、沢山使われているようで、意外と使われていないなあ、と感じるのがGoogleドキュメント。単なるWord・Excelのオンライン版というだけでなく、機能や活用方法を知ると、非常に強力なWebツールとして活用出来ます。

■とりあえず、Googleドキュメントって、何？

Googleドキュメントは、インターネット上で動く文書作成・表計算・プレゼンテーションソフトウェアの総称です。普通、文書作成や表計算は、Word・Excelのようにパソコンにインストールして使いますが、その文書作成や表計算の機能を、パソコンへインストールせずにインターネット上で動作させているサービスです。つまり・・・

インターネットにつながっていてGoogleアカウントを持ってさえいれば、Word・Excel・PowePointを持っていなくても、ワープロ文書や表計算データ、プレゼンテーションデータを作ったり編集することのできるサービスです。

しかも無料！

とりあえずこれだけでも、ご存じなかった方には衝撃ではないでしょうか？

■じゃあ、WordやExcelはいらないってこと？

先にこの説明をしておきましょう。理屈から言えば、Googleドキュメントで文書や表計算データを活用できれば、WordやExcelをパソコンへインストールしておく必要はありません。ただ、それは理屈上の話です。

実際には、インターネットに繋がっていない環境で文書を作成する必要もあるかもしれませんし、アクセス速度などによっては作業が滞ることもあります。

現状では、Word・Excel（あるいはそれに代わるOpenOfficeなどのオフィスソフト）はインストールされている上で、「オンライン上で文書を作成・管理するメリット」を最大限に活用するのが良いと思います。

■こんな感じ

Googleドキュメントの画面は右図のような感じです。この画面は、Googleドキュメントというサービス上で作成した文書や表計算のデータの一覧を表しているものです。

この中から必要な文書を選んで編集したり、あるいは新規に作成したりして行きます。

操作方法は、基本的にブログで記事を書くのと同じような感覚。画面がブラウザだという事を除けば、WordやExcelを操作するのに近い感じです（操作方法やメニューはだいぶ異なりますが・・・）

■既存のWord文書などをアップして編集も出来ます

Googleドキュメント上で一から文書を作成して良く必要はなく、Word文書やExcel文書などでもとの文書があれば、アップロードして利用することも出来ます。右図の文書は、実際に私（岸本）がWordで作った文書をアップして編集している画面です。

■ワープロ文書、表計算以外にも

Googleドキュメントで作成・編集できるのは、ワープロ文書・表計算データ以外に、プレゼンテーションデータ（MicrosoftOfficeで言うと「PoweｒPoint」にあたります）と、フォームというのがあります。（フォームというのは、MicrosoftOfficeにはない機能です）

ネット上で作成するには右図のように、「新規作成」から作成するファイルのタイプを選んで作っていきます。それぞれの操作方法や編集方法については、また機会のあるときに解説いたします。

■Web上でのサービスと言う点をフル活用

初めにも書いた通り、Googleドキュメントを単にWordやExcelの代わりとして使うだけであれば、それほど便利なものではありません。むしろWord・Excelの操作に慣れている分、使い勝手に戸惑い、不便に感じるかもしれません。

けれども、これを「Web上のツール」としてフル活用すると、活用するメリットがグンと上がります。例えば・・・

他の人とデータを共有

離れた場所の人と、文書や表計算データをやり取りして編集しなければならない場合、通常は、

• 自分のパソコンで編集して保存し、メールに添付して送る
• 受信した相手は、添付ファイルを開いて編集し、保存して送り返す
• 返って来たデータをまた開いて確認し、必要があればこのやりとりを繰り返す

という風に行います。これはこれで、かつては便利なネット活用術でしたが・・・これだと、何度も何度もやりとりをすることになった場合、そのたびにデータを保存し直したり添付し直したりと、結構手間がかかります。また、繰り返していると、どれが最新のモノなのか混乱したり・・・

また、この方法だと1対1ならなんとかなりますが、3人以上の人でデータを編集しようとすると、もうどうにもなりませんね。

こんなときに、Googleドキュメントが大いに活用出来ます。

Googleドキュメントは、自分で作成するだけでなく、オンライン上で他の人と共有することが出来ます。出来上がったデータをメールで送信する必要が一切ありません。データを共有する相手に、共有することをメールで通知する操作を行うだけです。

これなら、編集は常にオンライン上で行われるため、添付して送信する必要もなければ、どれが最新の状態なのかで混乱したりすることもありません。また、3人以上の複数の人で共有して、同じデータを何人もの人で確認・編集することも出来ます。

リアルタイムで共同作業

共有したデータは、例えば3人で同時に同じ文書を開いて、互いに編集しながら進める、というような「共同作業」も行えます。

表計算データ上に、会議に出席する参加者名簿の一覧を作り、リストを同時に入力していく事も可能ですし、何ページにも及ぶ文書を、「第1章は自分、第2章の部分はAさん、第3章をCさんが編集」というような同時進行の作業も行えます。

共有する相手を区分することもできます

データの共有は、共同編集だけでなく「閲覧のみ」ということも出来ます。例えば、5人で共有する場合、自分とAさんは、お互いに編集ができるように設定し、他のCさん、Dさん、Eさんは、編集はできないけれど、閲覧（編集結果を見る）だけはできる、と言うふうに。

■Word・Excelにはないフォーム機能で情報収集

Googleドキュメントには「フォーム」という機能が備わっています。これは、ブログやホームページ上で、アンケートや読者への質問などを表示し、回答を送っていただくための機能です。「フォーム」というツール上で、質問文章や回答内容などを作成し、出来上がったものを、ブログへ貼りつけたり、ホームページ上で表示させるだけで、Web上のアンケートや質問などを表示できるようになります。

実際に私（岸本）が作成したフォームがこちら↓

携帯電話に画面メモ機能は付いていますか？

この機能、読者の方がアンケートに答えてくれると、自動的にGoogleドキュメントの表計算データに回答が集計されるようになっていますから、アンケートを実施したり、意見を募集したりという情報収集には、非常に強力なツールです。

■オンラインストレージとしても利用可能

Googleドキュメントは、最大１GB（有料オプションで容量追加可能）のデータ保存が出来ます。ドキュメント上で「編集」できるデータは表計算・ワープロ文書・プレゼンテーション・フォームだけですが、閲覧するためだけや、データを保管するためだけの目的なら、自分のパソコンからどんなデータでもアップロードしておけます。

つまり、オンラインに自分専用のデータ保存エリアがあるようなもの。

これも、非常に強力なツールとなります。

例えば、Googleドキュメント上に、仕事でよくつかうデータを保存しておけば、ネットにつながっているパソコンさえあれば、出先でも、極端に言えばネットカフェでも、データを取り出して利用することが出来ます。

私自身は、この機能で、「業務報告書」の管理を行っています。

Googleドキュメント上に、Wordで作った「パソコン相談所業務報告書」というひな形の文書を保存して置きます。客先で仕事を終えた後、すぐに事務所へ戻ることが出来ない様な場合に、ネット上のこのひな形を開いて記録を入力し、保存しておくのです。あとで事務所に戻ったときに、データをダウンロードして、業務記録として残す。これを行うことで、実は自分のパソコンを出先で開く機会が激減しました。（ちょっとだけお客様にお願いしてインターネットを使わせていただき、5分ほどで報告書を書いてしまえば、それですむのですから、自分のパソコンを取り出して、電源入れて、ネットに繋げて・・・なんてやって時間を書けずにすみます。もちろん、お客様が了解してくださればの話ですが・・・）

■個人としてだけでなく、グループ・会社としても利用価値がある

こんな風に様々な利用方法が考えられるGoogleドキュメント。単に個人のパソコンツールとして利用するだけでなく、グループワークや、会社組織として活用する方法も大いに考えられます。

また、今後Googleドキュメントは様々な機能を追加していくようです。大いに期待のできる活用術です。