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あいうえお順に並べ替えたい~Excel~

Excelで作った住所録や名簿などを「あいうえお」順で並べ替えたい、という場合の方法。

このページでは、Excel2003を元に解説しています。別のバージョンのExcelでは、クリックするメニューの位置などが異なりますが、基本的な理屈は同じです。

■1件1行のデータになっている事が前提

excel sort01Excelで作ったデータを並べ替えたい、という場合には大前提として「1行に1件のデータ」として整然と並んで作られている必要があります。例えば右図のような感じです。

住所録や名簿の記録項目が多いからといって、1件あたり2行あるいはそれ以上にまたがってデータを作っているようなリストでは、並べ替えは正しく行われませんので、あらかじめご注意を。

 

■操作手順

データ内をクリックまず、データ一覧の中のどのセルでも良いのでマウスでクリックしておきます。(右図のように)

 

良くない例データの入力されてる一覧以外のセルをクリックした状態で作業を進めると、右図のように次以降の処理でエラーが出るので要注意。

 

excel sort04画面上部のメニューから「データ」→「並べ替え」とクリック

 

並べ替え設定画面右図のような並べかえの設定画面が出てきます。ここがポイント。

 

並べ替え設定右図のように、「最優先されるキー」という部分で、データを並べ替える基準となる項目を選択します。右図の場合は、「ふりがな」で並べ替えたいということになります。ちなみに「昇順」というのが「あいうえお」順。降順というのはその逆です。

右図の画面の場合、最優先されるキーの選択肢に「名前」「ふりがな」「性別」「年齢」「誕生日」と項目が出ているのは、もともとのExcelの表の一番上の行が、こういう名前の項目になっているからです。

右図の画面下「データ範囲の先頭行」が「タイトル行」となっているのは、その意味。

つまり、一番上の行は、実際の個人情報ではなくて、「この列は何の項目か?」を説明するタイトル行だ、という意味です。

もし、お使いのExcelファイルが、先頭行がタイトルになっていなくて、いきなり最初の人の個人情報が入力されている場合は、ここ(データ範囲の先頭行)を「データ」に選択しなおして、並べ替え設定しましょう。

ちなみにその場合は、最優先されるキーの選択肢には「A列、B列、、、」のように列番号が表示されます。

選択肢終えたら、あとは「OK」ボタンをクリックするだけです。

 

並べ替え結果並べ替えのOKボタンをクリックすると、右図のように設定に従って並べ替えられます。

 

 

■並べ替えの注意事項

「ふりがな」がない場合は正しく並べ替えられません。

上記の説明では、元々のデータに「ふりがな」という項目があって、これを元に並べ替えしましたので、正しく「あいうえお」順に並べ替えられました。けれども、実際のデータに、「氏名」は入力されていても、「ふりがな」が入力されていない、という場合は、やむを得ず「氏名」つまり漢字の混じった文字を並べ替える、ということになります。この場合は、「ふりがな」つまりひらがなやかたかなのように、読み間違いのしようがないものではなく、「漢字」つまり、音読みや訓読みのように何通りも読み方のある文字を基準に並べ替えますので、操作しているユーザーのあなたが頭で想像した通りの並び順にはならない事があります。

そういう制約がありますから、そもそもの元データはかならず「ふりがな」の項目を設けて作るようにしましょう。