PDF活用法 その４ PDFへ文字入力
PDFの敷居が高い理由は、「データを編集できない」という部分ではないでしょうか？どんなパソコンでも見ることができるから、配布に便利、といっても、そのデータに文字を入力したり編集することができないのが残念なところ。けれども、市販のソフトの中にはPDFファイルに文章や文字を入力するためのソフトもあるんです。これを活用できれば、PDFの活用の幅は飛躍的に広くなると思います。
■PDFは編集できない？
特定のソフトを持っていなくても、AdobeReaderさえ無料でダウンロードしてくれば閲覧することができる、ということから、文書や資料の配布に非常に役に立つPDF。けれども一般的にPDFファイルは、あとから文字を入れたり画像を入れたりすることができない、と言われていますが、本当なのでしょうか？
結論から言うと、「全く編集ができないわけではありません」というのが正解。
WordやExcelのように、元の文章や数式を、消したり直したり、追加したり・・・ということはできませんが、出来上がった文章の脇に「済」とマークを入れたり「確認しました」などのコメントを入れることはできます。ただし、この操作は無料のAdobeReaderではできなくて、Acrobatという有料のソフトが必要になります。そしてこれが結構高いんです。
「受け取ったPDFの書類に、ちょっとコメントを入れたいだけなのに」とか「ちょっとイラストを加えておきたいだけなのい」というためだけなのに、Adobe社のAcrobatを買おうとすると、2万円～4万円近くするのです。
それほどパソコンやITに詳しくない方の間で、PDFがいま一つ普及しきれていないのは、この「編集」のハードルが高いからではないか？と当相談所では常々思っていたのですが・・・
■PDFへ文字や画像を入力するソフト！
Adobe社純正のAcrobatではなく、他社メーカーからPDFへ文字を入力したり、画像を入れたりすることのできるソフトがいくつか出ています。しかもこれが案外安価。たとえば・・・
それぞれ長所、短所がありますが、いずれにしても、かなり簡単な操作でPDFファイルを呼び出して文章を付け加えたり、消したり、あるいはイラストや写真を入れることができます。また、それを紙に印刷できるだけでなく、編集した結果をPDFとして保存して再配布することもできます。
■書類作成や提出などに非常に便利！
PDFファイルに文字入力・・・それのどこが便利なのか？・・・とよく質問されます。PDF文書を「配布する」立場の方にはそれほどメリットはないのかもしれませんが、PDFで書類を受け取り、それを利用する立場の人には非常に大きなメリットがあります。たとえば・・・
国や県・市への申請書類に文字入力
国や県・市などのホームページでは、各種申請書類をダウンロードできるようになっています。以前はWordなどのデータでダウンロードさせていましたが、最近はほとんどPDF化してきています。これをダウンロードしてくるのは簡単ですが、いざ記入となると、PDFの場合、ファイルを開いて文字入力、というわけにいかないので、いったん紙に印刷してから手書きで書きこむ、ということが多いだろうと思います。
そんなときに上記のようなPDFファイルへ文字入力ソフトがあると便利！ダウンロードしてきて、開いて文字を入力してから印刷すればOK。場合によっては、入力したものを、メールで送れば手続き完了、というケースもあり、これだと印刷すらしなくて良くなります。行政書士・司法書士などの先生方のように、同じ申請書類を何回も利用する、というような場合には、なおさら便利です！
書類をPDF化→「確認済み」「承認」などを簡単に追加
お客様から預かった書類や原稿、あるいは社内で回覧する書類などを「紙」で受け取った場合、まず「活用法その３」で紹介したように「スキャナでPDF化」しておきます。その書類に対して、「完了」とか「確認済み」「承認」などの文字を入れたりスタンプを押すような感覚でイラストを入れておく、ということも非常に簡単にできます。パソコン内に取り込んだPDF書類に対して、こういったメモや付箋を付ける感覚で処理ができるので、事務処理の効率が大幅にアップしますね。
■実際に当相談所で行っている活用法
上記のような活用法を、実際にパソコン相談所で行っています。具体的には・・・
ホームページの更新依頼原稿をPDF化
お客様から依頼されるホームページの更新や変更の依頼が、当相談所の場合、FAXや手渡しなどで実際の紙で受け取ることが多いのですが・・・これを紙のまま取っておくと、あっという間にデスクが山積みになってしまいます。
そこで、これらの書類はいったん全部スキャナで取り込んでPDF書類にしてしまいます。取り込んだ書類は、破棄するまでの間はとりあえず書棚のファイルへ放り込んでおきます。
そうして、原稿を元にホームページの更新や修正をしながら、終わった部分については、原稿のPDF書類に「済」と赤字で入力していきます。
こういう作業の仕方をすることによって、書類が山積みになるのが防げるのはもちろん、原稿や資料をパソコンからいつでも取り出せて、しかもどこまで終わっているのかが一目瞭然なので、作業効率・事務処理効率が大幅に改善されています。
お客様から受け取ったメールやWord文書にメモ
仕事でパソコンを使っていると、お客様や取引先からメールやWord文書を受け取ることが多々あります。それらのデータはデータで取っておくのですが、そのメールや文書に、自分なりのメモや注意書きをつけておくのも、PDF化して文字入力を行っています。
Word文書に文字を追加してしまったりすると、原文が崩れてしまったり、元の文書と区別するのが大変になることがあるのですが、PDFにしてからメモを添えておけば、元のメールやWord文書はそのままとっておけます。この処理も、慣れてくるとパソコン上での処理が非常に効率よくなってきます。
■利用の仕方次第でいろいろな仕事活用の可能性があります
上記の例だけでなく、PDFに文字入力する作業は、ちょっとしたアイデアや発想で、たぶんいろいろな仕事で活用できそうです。当相談所でも、新しい活用法が出てきたら、ご紹介いたしますので、皆さんぜひ、一度試してみてください。
