何でもPDF化して保存

何でもPDF化して保存

■とにかく何でもPDF化して保存しておく

お客様に提出した見積書・納品書・請求書や、書類送付状、打ち合わせのためのWord文書やExcelファイルなど、仕事では様々なパソコンデータを取り扱います。特に「書類」という種類のデータは非常に多いだろうと思います。

これらの書類、作ったあとどうされていますか？たいていの場合は

• 印刷してファイルにとじておく
• 作ったデータをそのままマイドキュメント（あるいは会社で指定されたサーバーや保存フォルダなど）へ保存しておく

のどちらかではないでしょうか？・・・それとも書類は定期的に破棄（データも消去）しているでしょうか？

書類はどんどん破棄してしまう、という場合は当てはまりませんが、仕事上で使った書類だからある程度は保存（保管）しておく、という場合には、PDF化して保存しておくことをお勧めします。

■PDFで保存しておくメリット

PDFで保存しておくのには、いくつかメリットがあります。

データが改ざんされることが少ない

取引金額を入力した見積書や請求書など、あとで簡単に数値を書き換えることができてしまうのはマズイ、という書類の保存に適しています。WordやExcelで保存しておくと、開いて入力しなおせば簡単に書き変わってしまいます。これでは、操作ミスなどのトラブルも含めて「内容が書き変わってしまった」という場合、お客様に提出した書類に本当は何と書いてあったか？などが分からなくなってしまいますから、ね。

特定のアプリケーションソフトがなくてもAdobeReaderさえあれば閲覧できる

保存（保管）書類というのは、たいていの場合「作ったすぐ後で見直す」か、「ずいぶん年月がたってしまったさんざん後になってから取り出して見直す」かどちらかのケースが非常に多いようです。たとえば１～２年後になって書類を探して閲覧する際、（パソコンを買い換えた、などの理由で）作成したときに使ったソフトウェアをインストールしてない、バージョンが変わってしまって開けない、などで「残っているのに見られない」ということも起こりえますが、PDFなら何年後になっても「バージョンが古くて見られない」という心配をする必要が（少なくとも現時点では）ありません。

このほか、些細なことですが、保存したデータのフォルダを見たときに、ExcelだったりWordだったり、別の種類のデータだったりと色々な種類で保存してあると「アイコン」のマークがバラバラで見づらいのですが、PDFでなるべく統一して保存してあると、こういう見づらさもいくらか軽減します。

■どうやってPDFにする？

パソコンで作ったデータをPDFファイルにする方法は、「PDF活用法その２　PDF作成ソフト」のページをご覧ください。

基本的には「紙に印刷することのできるデータはすべてPDFとして保存できる」と考えてよいでしょう。データをPDF化するには、基本的に「印刷する際に、出力先のプリンタを、実際のプリンタではなくPDFプリンタに変更する」だけでOKです。

■ちなみに当相談所では・・・

当相談所では、基本的に「紙に印刷できるデータ」はすべてPDF化して、取引先別・日付別などに整理して保存してあります。具体的には、

• お客様へ提出した見積書・発注書・受注確認書・納品書・請求書などの書類
• FAXや郵便物送付などの際に添付した送付状
• お客様からお預かりしたExcelやWordなどのデータ（ただしお預かりしたデータは、もとのままの変換していないデータも消去せずに一緒に保存します）
• お客様から預かった紙の資料をPDF化したもの

などをPDF化して保存してあります。

■デメリット

唯一のデメリットは、データを手直しすることが困難、という点です。

お客様や取引先へ提出した内容のデータと同じものをとっておく、という利用方法ならPDF化は大いに役立つのですが、WordやExcelで作ってPDF化してしまうと、万が一あとでデータを変更しなければならない場合に、開いて入力しなおしてハイできあがり、というわけにいかないのが難点です。

ただし最近では、PDFファイルを逆にWordやExcelへ変換（戻す）機能の付いたPDF編集ソフトも出てきているので、致命的なデメリットにはなりませんね。

■備考

PDF化して保存、というデータ保管の仕方は、かなり便利だし有効な方法ではありますが、なんでもとにかくPDF化するだけで、パソコン上のデータ保存・整理がうまくいく、と短絡的に考えないようにご注意ください。データをPDFへ変換するのと同時に、「どこへどのように保存しておくか？」も非常に大切な「整理術（＝IT活用術）」の一つです。

ITを活用して紙データをパソコン上のデータへ保存したり整理する際には、「保存の仕方・保存先」にもよく注意を払って行うようにしましょう。