PDF活用法　その１

PDF活用法　その１

様々なファイルを同一のフォーマットにして活用することのできるPDF。使われ方は色々ありますが、ここでは当相談所でやっているPDFの活用方法の一つをご紹介します。

■紙の文書を電子保存

実際の仕事をしていると、いかにパソコン・ITをフル活用しているとはいえ、どうしても「紙」の文書をやり取りすることが多くなります。お客様から預かった文書や書類、あるいは色々な形で配布されるパンフレットや案内など・・・そんな書類のうち、「保存して残しておく必要のある書類」は、PDF化してパソコンのデータとして保存しておくと非常に便利です。

例えば右図のような書類・・・これは当相談所の実際の「銀行口座開設」のための書類なのですが・・・こういった書類、ファイルして書棚へ整理しておけばよいのですが、それと同時に、PDF化すると大変便利！

こんな風にPDF化しておけば・・・何が便利かと言うと、

• いちいち紙のファイルを引っ張り出してこなくてすむ
• パソコン内に収めておけるので、あとでファイル検索などをして探し出すのが容易
• USBメモリ・CD-R・外付けHDDなどに保存して持ち歩ければ、出先でノートパソコンなどで見る（読む）ことができる。

特に当相談所では、お客様からお預かりした手書きのメモやFAX文書などを、出先で確認したり打合せする必要があるため、いちいちすべてを「 紙」で持ち歩かずに、PDF化したデータとして持ち歩いています。

■どうやって紙の文書をPDFに・・・？

スキャナを使って読み取り、PDF文書へ変換します。必要な道具・ソフト

• パソコン・スキャナ
• スキャナで紙や文書を読み込むことのできるソフトウェア（画像処理ソフトやスキャナリーダーソフト）
• PDF文書作成ソフト（Adobe　Acrobat7.0Element　など）

手順は簡単

1. スキャナで文書をスキャンします
2. スキャンした文書をいったん保存します（JPEG画像などの形式で）
3. 保存した画像をPDF文書作成ソフトでPDF変換して完了

あとは、PDF化した文書を適切な（任意の）フォルダへ保存するだけです。保存後は、それぞれ用途に応じて色々活用ができます。

■参考までに・・・

「スキャナ」といっても千差万別。用途や目的に応じて様々な機種がありますが、とくに「文書のスキャンや保存」を目的に作られているスキャナは、「スキャンすると同時にPDF化」というソフトを搭載したものや、「表・裏の両面を同時にスキャン」という機種もあります。

「書類を読み込んでPDF化する」という目的に限って言えば、おすすめは富士通製の「スキャンスナップ」（http://scansnap.fujitsu.com/jp/）。現在富士通のサイトで紹介されているのよりも少し古いバージョンのものですが、両面スキャンもできるし、スキャンと同時にPDF文書化できるので、紙ベースの文書を電子保存するには、非常に有効な機械です。

会社や事業所などの財務書類の管理などでも「文書のスキャン」が活躍します。法整備も進められていて、このページの編集をしている時点では、例えば「領収書（3万円未満）・請求書・小切手・見積書」などの書類をデータ化して｢紙」ではなく「データ」として残しておくことも認められるようになってきています。（事前申請必要）。
この際、スキャンした文書に「電子証明」をつけなければならない、という規定から、スキャンした画像をPDF化する、という手法は徐々に注目を浴びつつあります。