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メールの送受信だけではなく、予定やスケジュールの管理なども行えるMicrosoftOutlook。パソコンで様々なデータを管理している方・・・特に仕事でお使いの方・・・にはとても便利なソフトですが、このOutlookで使うデータの「保存場所」を変更したい、という場合の操作・設定方法。
まず初めにこのページでの解説についてお断りさせていただきますね。ここでの方法は、当相談所の管理人Kissyが、「なるべく簡単にできるように」と、本来のOutlookのヘルプなどで解説している方法をもとに、全く勝手に自分で行っている操作方法を、そのままお伝えしています。Outlookのデータに、重要なデータやメールが保存されている場合、この方法でやると、万が一のデータの消失もありえますので、データのバックアップをきちんと取ってから、必ず自己責任で行ってくださいね。
Outlookは、独自に保存場所を変えたりしないで、初期設定のまま使っても十分便利なソフトウェアです。それなのになぜ、わざわざデータの保存場所を・・・？と思われる方も多いでしょう。理由は意外と簡単。
「ノートパソコンとデスクトップパソコンでデータを共有したい」から。普段デスクトップパソコンでOutlookを使ってスケジュール管理していて、出かけるときにノートパソコンを持っていくので、そのノートへ、デスクトップで編集してあるOutlookのデータを取り込みたい、というわけです。単にそのためだけなら、Outlookでデータのエクスポート・インポートを行えばOK、ですが、頻繁になってくると結構面倒。そこで、最近はやりのUSB メモリや外付けHDDなどを利用して、そもそもOutlookのデータの保存場所を「外付けのUSBメモリ」などにしておけば、「そのとき使う方のパソコンに差し込んでおけばOK」という事になりますね。で、そのためには、Outlookのデータ保存場所を、本体内からUSBメモリなどへ変更する必要がある、というわけです。
上記のようなニーズは意外と多いようで、本家本元のMicrosoftでも、公のサイトでその方法を説明しています。詳細な情報をご覧になりたい方はこちらをご参照下さい。→Microsoftのサイトへ
ただ「詳細で正確」な解説は、意外と「分かりにくい」ものです・・・そこで、Kissyが実際にやっている方法をご紹介いたします。
Outlookを開き、メニューバーから「ツール」→「オプション」と選び、オプション画面を開きます。
「メールセットアップ」の項目を選んで「データファイル」というボタンをクリックします。（右図参照：図をクリックすると大きな画像でご覧いただけます）
右図（の右上）のような画面が表示されますので、データをクリックして「フォルダを開く」をクリックします。すると画面左下のように、Outlookのデータが収められているフォルダが開きます。この画面の上部「アドレス」というところに記載されているのが、Outlookのデータが保存されているフォルダです。
ちなみに、デフォルト（初期設定の状態）では、Outlookのデータは、
「C\Document And Settings\○○○\LocalSettings\AplicationData\Microsoft\Outlook」
というフォルダに収められています。（○○○は、パソコンのユーザー名）
このフォルダは「隠しファイル・隠しフォルダ」なので、通常の状態では表示する事ができません。マイドキュメントやCドライブからたどっていっても探せません。（隠しファイル・隠しフォルダについて分からない方はこちらを→「隠しファイルを表示するには？」）
次以降の操作へ進む前に、このフォルダ（アドレス）をメモするなりしてよく覚えておきましょう。（もし以降の手順(3)～(5)で予期せぬエラーが起こったりした場合、ここで開いたフォルダをもう一度開き、データを戻したりする可能性があります）
(2)で開いたフォルダ内のファイルをすべて選択して切り取ります（←「コピー」するのではないところがポイント）・・・切り取ったファイルを、Outlookのデータを保存したい場所へ貼り付けます・・・要するに、Outlookのデータを自分の任意の場所へ移動する、という事です。（データの移動・コピーについて分からない方はこちら→「データの移動・コピー」
（手順が前後しますが、この操作をするために、あらかじめOutlookのデータを保存したい場所を決めておき、フォルダを作っておく必要があります）
Outlookをいったん終了し、再度起動します。すると、右図のように「Outlookのデータがありません」という主旨のエラーが表示されます。（これは（３）で、Outlookのデータを別のフォルダへ移動してしまったからです。当然といえば当然ですね・・・ちなみに、（３）で「移動」ではなく「コピー」としてしまうと、ここでこのエラーが出ないため、次の操作ができなくなります。だからこの方法では「移動」をする必要があるわけです）
ここではこのまま「OK」をクリックします。
(4)でOKをクリックすると、右図のように「個人用フォルダ・ファイルを作成・または開く」という画面が出てきます。この画面の「ファイルの場所」で、先ほど(3)で移動した先のフォルダを選択し、表示されるデータファイルをクリックして右下の「開く」をクリックします。
以上でデータの保存場所の変更が終わり、Outlookも無事起動します。（起動後は、変更前とは何も変化がなかったかのように同じように使えます・・・ただデータの保存場所が変わっただけです）
本来（Microsoftのサイトで解説している方法）は、Outlook上で、「個人用フォルダ」を作成して、それをコピーしなさい、というのが正しい、というか適切な方法のようですが、手順を簡素化するために上記のような手順で行っています。ただし、この手順だと(3)(4)(5)の操作の過程で予期せぬエラーが起こったりすると、それ以前のOutlookのデータ（メール受信データとかスケジュールデータ）などが消失してしまう可能性もあります。
仕事上の大切な情報やデータをOutlookのデータとして使っている場合は、くれぐれも慎重に操作しましょう。できれば、Outlookのデータをいったんエクスポートするなどして、バックアップをとっておくことをおすすめします。
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