条件に合ったデータの数を数えたい

条件に合ったデータの数を数えたい

お客様にDMを発送した後、どういう反応があったか？を記録してExcelで集計表を作りました。 この集計表を元に「問合せのあった人」「注文をいただいた人」などの条件別に人数を集計 したいのですが、その方法がわかりません・・・という、 実際に承ったご相談を元にしたテクニック解説

■目標・結果

右図のような感じ（図をクリックすると大きな画像でご覧いただけます）
DMを送ったお客様の指名・住所・電話番号を一覧表のようにして作り、その一番右側のセルに、 DM発送の結果を入力しました。

• DMを元に注文をしてくれた方には「注文」と入力。
• DMを見て問合せをしてくれた方には「問合せ」と入力
• DMを送っても、なにも反応のなかった方は「なし」と入力

このような表を作るだけなら、Excelでの作表の基本操作でできますね。 要点は右上の（赤枠で囲った）集計部分。 DM返答の欄に「問合せ」と入力された人の人数・「注文」と入力された人の人数を数えて表示したい ・・これがこのページでの解説のテーマです。

■「条件に合ったデータの数を数える」

Excelで売上金額の合計とか、平均とか、そういう集計をしたことのある方には、 一見「そんなに難しい話じゃないんじゃないか？」と思われることかもしれませんね。 けれどもこれ、方法を知らないと意外と難しい。なぜなら・・・上記の表を良く見てください。 数字を集めてきて「合計」しているわけではないんです。 DM返答の欄には数字は書かれていませんね。この状態で「問合せ」が５で「注文」が４、 というのは「合計」しているんではなくて「数えている」のです。

もし「注文と入力されている人だけ数える」というだけなら、「合計」を出すのを応用できます。たとえば、右図のように、

• さらに右側のセルに「注文」と入っているセルだけ「1」と入力
• このセルを合計する

これで合計して出た数値が「注文」の件数になります。同様にして、またそのさらに右側に、 「問合せ」の場合だけ「1」と入力して・・・とやれば、いくらでも「1」を合計していって、 その合計値が「件数」だ、という事にすればOKですが・・・これでは、解決になりません。 例として右図のような少ない人数の表を作ってありますが、実際のDMなどでは、人数も多くなりますし、 場合によっては、「商品A注文」「商品B注文」などのように、集計する項目数も多くなる可能性があります。

■カウント関数を使います

では実際にはどのようにやっているか？・・・「カウント関数」を使います。 数値の集計をするのなら「SUM」や「SUMIF」などの集計関数を使いますが、「数を数える」場合には 「カウント関数」です。実際には右図のように式を書いています。

問合せの数のセルの部分に
=COUNTIF(F7:F20,"問合せ")
と入力します。
これは、「F7～F20までのセルで"問合せ"と入力されているセルの個数を数えて表示しなさい」 という意味の式です。このように「COUNTIF」という関数を使えば、ある条件に当てはまるセルの 個数を数えさせることが出来ます。同様にしてその下の「注文」のセルもCOUNTIF関数で式を作っています。 このセルには「=COUNTIF(F7:F20,"注文")」という風にかかれています。つまり、条件が「問合せ」 ではなく「注文」と変わっているだけ。

このようにして、COUNTIF関数は
=COUNTIF(〇〇〇〇,****)
と言う書き方で「〇〇〇〇」の範囲のなかで、「****」という条件に一致するセルの個数を数える、 という機能を持っています。この機能をうまく使うことによって、住所録や何かのリストの中から、 特定の条件に当てはまるデータの件数を数える、という事が可能になります。

■注意事項と応用

注意すべきことは条件の書き方とデータの入力の仕方。「問合せ」と書かれているセルの数を数えるためには 「=COUNTIF(〇〇〇〇,"問合せ")」と書きますが、これは「問合せ」と書かれているセルだけを数え、 「問い合わせ」とか「問合」と書かれているセルは数えません。だから、データ入力のときに「問合せ」 と書いたり「問い合わせ」と書いたりすることの内容に注意する必要があります。

こういうちょっとしたミスを防ぐ方法として、右図のような応用もできます。

• DM返答の部分を「数字を入れる部分」と「問い合わせ・注文のように表記する部分」の二つをつくります。
• 「なし」を１、「問合せ」を２、「注文」を３と決めて数値を入力します。
• 問合せの数のセルのCOUNTIF関数を
  =COUNTIF(F7:F20,2)
  と入力します。

同様に注文の数も条件を「2」として入力すれば、データ入力の際には、｢1｣｢2｣｢3｣と入力していくだけなので、ミスを少なく出来ます。

■これが唯一ではありません

上記のようにCOUNTIF関数を応用して、条件に合ったデータの件数を数えることができますが、 方法はこれが唯一絶対、ではありません。別の関数や考え方でいくらでも方法がありますので、 もしがんばって覚えてみよう、というのなら、これ以外の関数もトライしてみてください。 参考までに・・・ DCOUNTA関数やDSUM関数などを応用すれば上記と同様のことができます。

■備考

注意事項と応用のところの図で1、2、3・・と数値を入力したセルの右側に表記してある「なし」 「問合せ」などの表記も別の関数（CHOOSE関数）を応用しています。 これについて知りたい場合は「数値に対応して商品名を表示したい」を参考にしてください。