Excelで連絡網のような書類を作りたい

連絡網のような書類を作りたい

タイトルを読んだだけでは何のことかさっぱり分からないと思いますが、 じつはこの種類の相談、当相談所に非常におおく寄せられる御相談・ご質問です。 どういう内容の相談か？も含めて解説にトライしてみようと思います。

■相談内容はこんなこと

右の図をご覧になってみてください。（図をクリックすると大きな画像でご覧いただけます）

ご相談の内容は、「こういう書類をパソコンで作りたいんですが、どうやって作れば よいのでしょうか？」というもの。ある中学校のPTA役員をやっていらっしゃるお母さんから 受けた御相談です。似たようなご相談は非常に多く、例えば「会社の組織図を作りたい。 手書きの書類は出来上がっているのだが、パソコンでこれを作るのにはどうしたらいい？」とか ・・・ご相談のポイントは「手書きでは出来上がっている書類。タテヨコの線が整然と並ぶ表や 図の入ったものなんだけど、パソコンでどうやって作ればいいんだろう？」というものです。

■作り方は色々ありますが・・・

少しパソコンに詳しい方・こういう文書や書類を作りなれた方なら、やり方はいくつも思いつくでしょう。 WordやExcelをかなり使いこなせる、という前提でなら、最適な方法は「組織図」作成機能を 使えばすむことです。（挿入→図→組織図）
また、VisioとかPowerPointなどのOfficeアプリケーションとか、図形や表を作成する専門の ソフトウェアを持っている方ならそういうソフトで「チャッチャ」と作れると思いますが、 お仕事でこういうことをやっている方ではなく、一般の家庭のパソコンでやる必要のある方には、 どちらも少々高いハードルです。

「パソコンはワードやエクセルでちょっと文章や表を作れる程度」という場合に、こういう書類を 作るにはどうすればよいか？・・・・それがこのページでの解説内容です。
作成する書類は、上記の図を目標にすることにしましょう。

■Excelでの作り方

(1)Excelを立ち上げ白紙を出します。

白紙のシートを出したら、各列・行の高さや幅を少し整えておきます。 （右図：クリックすると大きな画像でご覧いただけます）

行の高さを１５～２０くらい、列の幅を５～８くらいに整えておきましょう。 （こうしなければならない、というわけではありません。ただ後々、レイアウトを整えやすいので・・・）

(2)4マス一組でセルを結合

右図のように、「校長先生」と書くつもりのマスを、「４マス（＝タテ・ヨコ２つずつのセル） を一組」にしてセルを結合します。(セルの結合は「（１）範囲を選択して」「（２）書式→セル→配置」 とクリックし「（３）セルを結合するをチェック」してOK）

(3)文字を入力して枠線を書く

結合したセルに文字を入力したあと、セルの外枠の罫線を書きます。 （セルを選んで書式→セル→罫線→外枠）

(4)セルの罫線を利用して、線を描く

右図のように、「校長先生」の下のセルを選択して罫線を書きます。 （右下のセルを選択したら、左側だけ罫線を書きます。左側ならその逆）

(5)結果は右図

(4)の結果は右のような感じ。どうです？セルの外側の罫線を、一部だけ書くことによって、 「セルの枠」ではなく、見かけ上、「直線を引いた」ようになりますね。これを利用して、 タテ・ヨコの線を描いていくのです。

(6)あとはこの組み合わせで作りこみます。

(2)～(4)を繰り返し行うことで、自在に作りこむことができます。・・・このとき、 単一のセルに文字を入力して、枠線を作ると、セルの中央に線を引くことができずに後から困るので、 「枠で囲む」セルは、必ず4つとか6つのセルを結合して作っておくと良いでしょう。

■やり方としては「邪道」といわれた事もありますが・・・

このやり方、あるパソコンスクールの講師の方から「それはやり方としては邪道ですね」と 指摘されたことがあります。だから、あまり「このやり方が正しい！」という解説にはできないのですが ・・・けれども、多分この方法を「なるほど」と思われる方のニーズやご要望としては、 「やり方が邪道かどうか？」とかそういうことよりも、「わりと簡単にできそうか？」 ということの方が大切だろうと思います。
この方法、セルの幅や高さを細かくし、罫線を旨く使うことによって、かなり複雑な レイアウトの図や表も作れます。ぜひ一度試してみてください。