WordとExcelの使い分け

ExcelとWordの使い分け

Wordには「表を作る」機能が備わっています。一方、Excelにも「文字・書体を整えたり、 何行も自動で折り返して表示する」機能が備わっています。「表を作る」のにWordを使う人もいれば、 「文書」を作るのにExcelを使う人もいます。ここでは、主に初心者・初級者の方が、迷いがちな 「どっちで作ればいいの？」といった部分の解説をいたします。

■Excelを使うと便利な場合

• 見積書・請求書や、整った書式の文書で、金額の計算（合計・消費税計算など）を伴う文書
• 数値やデータを入力して集計するための書類や、それらのデータをもとにグラフなど視覚的 な効果の 文書を作る場合

具体的には、例えば数のような書類や資料などの作成には、Excelを利用するのが非常に 便利だと言われています。

見積書・請求書など	グラフなどの視覚的なデータを伴う資料

■Wordを使った方が作りやすい場合

• 何行にもわたる長い文章を含んだ文書（たとえば論文やレポート、回覧板など）
• 表（タテ・ヨコの枠組み）はあるものの、数値の集計や自動計算などを行う必要のないもの （例えば、数十人程度の名簿や住所録など）

たとえば下図の案内状のような文書は、Excelを利用するよりもむしろ、Wordの方がラクに作れる場合もあります。

■作り始めてしまう前に、よく検討を！

上記の例のように、Excel・Wordには、それぞれソフトウェアとして得意な部分・あまり得意でない 部分があります。 「できるかできないか？」で言えば、上記の例を全く逆（見積書をWordで作る、 長い文章をExcelで打つ）は 「できる」のですが、作りこむための作業や操作がかなり煩雑になる 場合があります。
Wordを使うことが多いから何でもWordで・・・・、Excelばかり使っているから、 文書も何でもExcelで・・・と いうのは、簡単なものを作るのなら、使い慣れていないソフトを覚えなくて すむので楽といえば楽ですが、 どちらかというと Excelで作るよりもWordのほうがむしろ楽に作れるのを、 無理やりExcelで作りこもうとすれば、 文書の構成が少し複雑になっただけで、大変な手間になってしまう こともあります。

ちょっとした文書でも、白紙から作ろう、という場合には、「ExcelとWord、どちらで作るほうがいいかな？」 と 検討してから作り始めるのを、当相談所ではおすすめしています。 （作った書類や書式が、もし、会社の正式な 書類の雛形になったりすると、不適切な作り方や複雑怪奇な 作りこみをしてしまうと後々まで苦労するハメに もなりかねませんよね。）